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Datenschutzerklärung

Wie Wizbase mit deinen Daten umgeht – auf der Website wizbase.de, in der App unter app.wizbase.de und in der iOS-App „Wizbase“. Stand: Oktober 2026.

1. Das Wichtigste in Kürze

  • Server in Deutschland: Website, App und Datenbanken laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland.
  • Kein Tracking ohne Zustimmung: Google Analytics und Meta-Pixel laden auf der Website erst, wenn du im Cookie-Hinweis zustimmst. In der App gibt es kein Tracking und keine Werbung.
  • KI nur für die Aufgabe: Für Antworten, Artikel und Importe nutzt Wizbase Claude von Anthropic, für Sprache-zu-Text OpenAI. Übertragen wird nur, was für die jeweilige Aufgabe nötig ist. Die Anbieter nutzen diese Daten nach ihren Vertragsbedingungen nicht zum Training ihrer Modelle.
  • Euer Wissen gehört eurem Betrieb: Für die Inhalte in der App ist der jeweilige Betrieb verantwortlich, Wizbase verarbeitet sie in dessen Auftrag (Auftragsverarbeitungsvertrag). Die Daten jedes Betriebs sind von denen anderer Betriebe getrennt.
  • Fragen bleiben anonym: Offene Fragen aus dem Chat werden als „Lücke“ ohne Namen gesammelt.

2. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf der Website und für die in dieser Erklärung als eigene Verarbeitung beschriebenen Vorgänge der App ist:

Sergej Balhovskij
Wizbase – B2B Softwarelösung (Einzelunternehmen)
Hafkhorst 32a
48163 Münster
Telefon: 0178 3324920
E-Mail: info@wizbase.de

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter info@wizbase.de oder per Post an die obige Anschrift.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil dafür keine gesetzliche Pflicht besteht (§ 38 BDSG).

Wer ist wofür verantwortlich?

  • Website wizbase.de: Wir sind Verantwortlicher.
  • Inhalte in der App (Wissen, Fotos, Videos, Sprachaufnahmen, Dokumente, Fragen im Chat, Nutzerkonten der Mitarbeitenden eines Betriebs): Verantwortlich ist der Betrieb, der Wizbase nutzt. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich nach dessen Weisung. Wenn du als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Betriebs Fragen zu deinen Daten in Wizbase hast, wende dich bitte zuerst an deinen Betrieb. Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir an ihn weiter.
  • Vertrag, Abrechnung, Kundenbetreuung, Betriebssicherheit: Für die Daten der Ansprechpartner unserer Kunden, für Rechnungen, für den Schutz unserer Systeme und für die Fehleranalyse sind wir selbst Verantwortlicher.

3. Hosting, Server-Logfiles und Verschlüsselung

Hetzner

Website, App, Schnittstelle (API), Datenbanken, hochgeladene Dateien und die täglichen Sicherungen liegen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein in Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist geschlossen. Eine Übermittlung in Drittländer findet durch das Hosting nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb) und, soweit es um die App geht, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf von wizbase.de oder app.wizbase.de speichert unser Webserver (nginx) automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer (die zuvor besuchte Seite) und Browser-Kennung (User-Agent). Die Anwendungen selbst protokollieren technische Meldungen und Fehler.

Zweck: Betrieb, Abwehr von Angriffen (z. B. automatische Sperre bei vielen fehlgeschlagenen Verbindungsversuchen) und Fehlersuche. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Zugriffsprotokolle des Webservers werden täglich rotiert und nach 14 Tagen automatisch gelöscht; die Protokolle der Anwendungen werden täglich bzw. ab 20 MB rotiert, wobei nur die letzten 8 Stände erhalten bleiben. Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

Verschlüsselung

Alle Verbindungen zu Website und App sind per TLS verschlüsselt („https“). Browser werden über HSTS angewiesen, ausschließlich verschlüsselte Verbindungen aufzubauen.

4. Website wizbase.de

4.1 Cookie-Hinweis und Einwilligung

Beim ersten Besuch fragt ein eigener Hinweis (kein externes Consent-Tool) nach deiner Einwilligung in zwei getrennte Kategorien: Statistik (Google Analytics) und Marketing (Meta-Pixel). Ohne Zustimmung werden diese Dienste nicht geladen und es gehen keine Daten an Google oder Meta.

Deine Entscheidung (welche Kategorien du erlaubt hast und wann) speichern wir im lokalen Speicher deines Browsers (localStorage, Eintrag „wizbase_consent“). Sie wird nicht an uns übertragen. Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung).

Widerruf: Du kannst deine Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen ändern“ im Fußbereich jeder Seite ändern oder widerrufen. Die Seite lädt danach neu, damit bereits geladene Skripte sicher entfernt sind. Der Widerruf wirkt für die Zukunft.

4.2 Google Analytics 4 (Kategorie Statistik)

Nur mit deiner Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Damit sehen wir, welche Seiten wie oft aufgerufen werden, woher Besucher kommen (z. B. über welche Anzeige) und ob Formulare abgeschickt werden. Dazu werden Cookies (z. B. „_ga“) gesetzt und Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten, Verweildauer, Gerät, Browser, ungefährer Standort, Ereignisse wie „Anfrage gesendet“) an Google übertragen. IP-Adressen werden nach Angaben von Google in der EU gekürzt und nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage der Google Ads-Datenverarbeitungsbedingungen. Eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich; sie stützt sich auf die Zertifizierung von Google nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und ergänzend auf Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer: Die Cookies laufen nach bis zu 2 Jahren ab; Ereignisdaten werden in Google Analytics nach 2 Monaten gelöscht. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

4.3 Meta-Pixel (Kategorie Marketing)

Nur mit deiner Einwilligung nutzen wir den Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“). Damit messen wir, ob Besucher nach einem Klick auf eine Anzeige bei Facebook oder Instagram auf unserer Website eine Anfrage stellen, und können Besucher dort erneut mit Werbung ansprechen. Dabei werden Cookies (z. B. „_fbp“) gesetzt und Daten wie aufgerufene Seiten, Ereignisse (z. B. „Lead“), Browser-Angaben und IP-Adresse an Meta übertragen. Bist du bei Facebook oder Instagram angemeldet, kann Meta den Besuch deinem Konto zuordnen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Meta sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung findest du auf der Website von Meta. Die weitere Verarbeitung bei Meta liegt allein in deren Verantwortung. Meta ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; Übermittlungen in die USA stützen sich darauf und auf Standardvertragsklauseln. Die Cookies laufen nach bis zu 90 Tagen ab. Personalisierte Werbung kannst du auch in deinen Meta-Werbeeinstellungen abschalten.

Eine serverseitige Übermittlung an Meta (Conversions API) findet nicht statt.

4.4 Aufrufzähler ohne Cookies

Für einzelne Seiten (die Visitenkarten-Seite /hallo und Blogartikel) zählen wir Aufrufe. Gespeichert wird nur eine Zahl je Tag und Seite – keine IP-Adresse, kein Cookie, nichts in deinem Browser. Ein Personenbezug entsteht dabei nicht.

4.5 Anfrage-Formular („Kostenlos testen“, „Anfrage senden“)

Wenn du eine Anfrage schickst, speichern wir: Name, Betrieb, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mitarbeiterzahl, Branche, deine optionale Nachricht (z. B. „Was nervt dich?“), die Seite, auf der du das Formular abgeschickt hast, sowie – falls vorhanden – Kampagnenangaben aus der Adresse (UTM-Parameter: Quelle, Medium, Kampagne). Wir erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail; du erhältst eine Eingangsbestätigung ohne den eingegebenen Text.

Zweck: Bearbeitung deiner Anfrage, Einrichtung eines Testzugangs und Kontaktaufnahme (auch telefonisch, wenn du eine Nummer angibst). Die UTM-Angaben nutzen wir, um zu sehen, welche Werbung zu Anfragen führt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und für die Auswertung der Herkunft Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Schutz vor Spam ohne Captcha-Anbieter: ein für Menschen unsichtbares Feld, eine Mindestzeit zwischen Anzeigen und Absenden und eine Begrenzung der Anfragen je IP-Adresse und Empfänger. Die IP-Adresse wird dafür nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher gehalten und nicht in der Datenbank gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Anfrage spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt. Wird ein Vertrag geschlossen, gilt Abschnitt 5.10.

4.6 Kostenrechner

Im Kostenrechner kannst du dir das Ergebnis per E-Mail schicken lassen. Dafür speichern wir deine E-Mail-Adresse, die eingegebenen Werte und das Ergebnis als Anfrage, senden dir das Ergebnis und erhalten selbst eine Benachrichtigung. Spam-Schutz und Speicherdauer wie in 4.5. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.7 Wissens-Check, Vorlagen und Arbeitsanweisungs-Generator

  • Wissens-Check und Vorlagen-Downloads: Wenn du dir das Ergebnis oder eine Vorlage per E-Mail schicken lässt, speichern wir deine E-Mail-Adresse, den Anlass (z. B. „Wissens-Check“), die Seite und den Zeitpunkt und senden dir die Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Arbeitsanweisungs-Generator: Den Titel, das Gewerk und deine Beschreibung des Ablaufs senden wir an die KI Claude von Anthropic (siehe Abschnitt 6.1), die daraus eine Arbeitsanweisung schreibt. Den Inhalt der Anweisung speichern wir nicht. Lässt du sie dir per E-Mail schicken, speichern wir nur deine E-Mail-Adresse wie oben. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Nutzung je IP-Adresse (nur im Arbeitsspeicher). Bitte gib keine personenbezogenen Daten anderer Personen ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Missbrauchsschutz Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Ohne Einwilligung in E-Mail-Tipps löschen wir die Adresse spätestens 6 Monate nach dem Versand.

4.8 Tipps per E-Mail (Newsletter)

Bei Wissens-Check, Vorlagen und Generator kannst du freiwillig ankreuzen, dass du gelegentlich Tipps zu Wizbase und zur Wissenssicherung per E-Mail bekommen möchtest. Nach dem Ankreuzen schicken wir dir eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst wenn du ihn anklickst, nehmen wir dich in den Verteiler auf (Double-Opt-In). Gespeichert werden E-Mail-Adresse, Zeitpunkt von Einwilligung und Bestätigung, Quelle (Seite) und gegebenenfalls Abmeldezeitpunkt, damit wir die Einwilligung nachweisen können.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Abmelden kannst du dich jederzeit über den Link in jeder Mail oder per Mail an info@wizbase.de. Nach der Abmeldung behalten wir die Adresse mit dem Abmeldevermerk, solange wir die frühere Einwilligung nachweisen müssen (bis zu 3 Jahre, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und nutzen sie nicht mehr für Tipps.

4.9 Anfragen über Facebook- und Instagram-Werbung (Meta Lead Ads)

Wenn du in einer Anzeige auf Facebook oder Instagram ein Anfrageformular ausfüllst, übermittelt Meta die Angaben aus dem Formular (z. B. Name, E-Mail, Telefon, Betrieb) an uns. Unser Server ruft sie über die Schnittstelle von Meta (Graph API) ab und speichert sie wie eine Anfrage über unsere Website (4.5). Für das Formular in der Meta-App gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Meta. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.10 Videos

Die Videos auf unseren Seiten liegen auf unserem eigenen Server; beim Abspielen gehen keine Daten an Dritte. Schriften sind ebenfalls selbst gehostet; es werden keine Google Fonts oder Karten eingebunden.

Einzelne Blogartikel können ein YouTube-Video enthalten. Es wird erst geladen, wenn du auf die Abspielfläche klickst; vorher wird keine Verbindung zu YouTube aufgebaut, auch kein Vorschaubild. Nach dem Klick lädt das Video über youtube-nocookie.com von der Google Ireland Limited; dabei werden u. a. deine IP-Adresse und Geräteinformationen an Google übertragen, und YouTube kann beim Abspielen Cookies setzen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework.

4.11 Kontakt per E-Mail, Telefon oder WhatsApp

Schreibst du uns eine E-Mail oder rufst du an, verarbeiten wir deine Angaben, um dein Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsbezug, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Google Workspace: Unser Postfach info@wizbase.de, der Versand aller E-Mails von Website und App (Bestätigungen, Einladungen, Passwort-Links, Erinnerungen) und unser Kalender laufen über Google Workspace der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Cloud Data Processing Addendum. Eine Übermittlung in die USA ist möglich und stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

WhatsApp: Wenn du über einen „Per WhatsApp schreiben“-Link Kontakt aufnimmst, öffnet sich WhatsApp der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt; Metadaten (z. B. Telefonnummer, Zeitpunkt) verarbeitet WhatsApp in eigener Verantwortung, auch in den USA. Die Links selbst übertragen beim Aufruf unserer Website nichts an WhatsApp. Wir nutzen WhatsApp nur, wenn du uns von dir aus darüber schreibst (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Wir nutzen dafür die WhatsApp Business App; sie kann die im Adressbuch des dafür genutzten Geräts gespeicherten Telefonnummern mit WhatsApp abgleichen.

Teilen-Links zu LinkedIn, WhatsApp oder anderen Netzwerken in Blogartikeln sind einfache Links. Erst wenn du darauf klickst, wird eine Verbindung zum jeweiligen Netzwerk hergestellt.

Speicherdauer: E-Mails und Gesprächsnotizen löschen wir, wenn das Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen; geschäftliche E-Mails mit Vertragsbezug bewahren wir bis zu 6 Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO).

4.12 Chat „Frag Wizbase“

Auf unserer Website kannst du über den Knopf „Frag Wizbase“ Fragen zu Wizbase stellen. Erst wenn du eine Frage abschickst, geht sie an unseren Server; vorher lädt der Chat nichts von Dritten und setzt keine Cookies. Unser Server schickt deine Frage mit dem bisherigen Verlauf des Gesprächs an Anthropic (Claude, siehe 6.1), das die Antwort erzeugt.

Wir speichern Fragen und Antworten mit dem Zeitpunkt, der Seite, auf der gefragt wurde, und einer zufälligen Gesprächskennung, die nur die Fragen eines Gesprächs zusammenhält. So sehen wir, was Besucher wissen wollen, und verbessern Chat und Website. Deinen Namen oder deine IP-Adresse speichern wir dazu nicht; die IP-Adresse halten wir nur bis zu 24 Stunden im Arbeitsspeicher, um die Zahl der Fragen zu begrenzen und Missbrauch zu verhindern. Bitte gib im Chat keine personenbezogenen Daten ein. Fragen und Antworten löschen wir nach 90 Tagen automatisch.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Fragen zu unserem Angebot schnell zu beantworten und es zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); geht es um einen möglichen Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zur Übermittlung in die USA siehe 6.1.

4.13 Empfehlungsprogramm

Trägst du dich auf wizbase.de/empfehlen ein, speichern wir deinen Namen, deine Handynummer, den Namen deines Betriebs, deinen persönlichen Code und deine Bestätigung „Ich zeige das meinem Chef offen“ mit Datum und Uhrzeit. Wir brauchen das, um das Programm durchzuführen und die Prämie auszuzahlen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bestätigung bewahren wir außerdem als Nachweis auf, dass die Empfehlung offen läuft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten liegen auf unserem Server bei Hetzner in Deutschland.

Dein persönlicher Link: Wer deinen Link öffnet, sieht deinen Vornamen. Wir zählen, wie oft der Link geöffnet wurde, ohne Cookie und ohne den Besucher zu erkennen. Meldet sich dein Betrieb über den Link, ordnen wir die Anfrage dir zu. Für diese Anfrage gilt Abschnitt 4.5. Der QR-Code entsteht auf unserem Server, ohne fremden Dienst.

WhatsApp: Tippst du auf „Per WhatsApp senden“, öffnet sich WhatsApp auf deinem Gerät mit dem fertigen Text. Erst dann gehen Text und Link an WhatsApp. Was du dort verschickst, liegt in deiner Hand, es gelten die Datenschutzhinweise von WhatsApp.

Statistik und Marketing: Hast du im Cookie-Hinweis zugestimmt, erfahren Google und Meta wie auf allen Seiten die aufgerufene Adresse, hier also auch den Code (siehe 4.2 und 4.3).

Auszahlung: Für die Überweisung der Prämie fragen wir dich nach deiner IBAN und geben sie an unsere Bank weiter. Belege dazu bewahren wir so lange auf, wie es das Gesetz verlangt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Löschung: Deine Angaben löschen wir, sobald wir sie für das Programm und als Nachweis nicht mehr brauchen, oder wenn du uns darum bittest und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

5. App (app.wizbase.de und iOS-App)

5.1 Konto und Anmeldung

Ein Wizbase-Konto erhältst du über die Einladung deines Betriebs; eine freie Registrierung gibt es nicht. Wir verarbeiten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle im Betrieb (z. B. Inhaber, Admin, Mitarbeiter), Abteilungszugehörigkeit, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert), Zeitpunkte von Einladung, Freischaltung und Archivierung sowie für jede angemeldete Sitzung IP-Adresse, Browser-Kennung und Ablaufzeit.

Für die Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (HttpOnly, Secure, SameSite=Lax). Es läuft nach 7 Tagen ab (bei Nutzung verlängert sich die Frist) oder wenn du dich abmeldest. Zum Schutz vor dem Durchprobieren von Passwörtern begrenzen wir Anmeldeversuche je IP-Adresse. Für „Passwort vergessen“ schicken wir einen Einmal-Link, der eine Stunde gilt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. für Mitarbeitende eines Betriebs im Auftrag des Betriebs (Art. 28 DSGVO); das Cookie ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig.

5.2 Inhalte eures Betriebs

In Wizbase speichert ihr Betriebswissen: Texte und Artikel, Schritte mit Fotos und Videos, Sprachaufnahmen, PDF-Dokumente und Scans, Preislisten, Aktionen, Praxisberichte, Problemmeldungen und Antworten aus dem KI-Interview. Diese Inhalte und die hochgeladenen Dateien liegen auf unserem Server in Deutschland und sind nur für angemeldete Nutzer desselben Betriebs sichtbar – je nach Rolle und Abteilung. Die Trennung zwischen Betrieben ist zusätzlich in der Datenbank selbst abgesichert (Row-Level Security).

Wir verarbeiten diese Inhalte im Auftrag des Betriebs nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Gelöschte Inhalte liegen 30 Tage im Papierkorb und werden danach endgültig gelöscht.

Bitte speichert in Wizbase keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) und keine unnötigen Daten über Kundinnen, Kunden oder Mitarbeitende.

5.3 Chat und Wissenslücken

Wenn du im Chat eine Frage stellst, durchsucht Wizbase das Wissen deines Betriebs und lässt eine Antwort mit Quellenangabe von der KI formulieren (6.1). Gespeichert wird der Text der Frage für den Betrieb – ohne Verknüpfung mit deinem Namen oder Konto. Daraus entstehen „Schnell-Fragen“ (häufige Themen) und anonyme „Lücken“ (Fragen, auf die das Wissen noch keine Antwort hat), die der Chef sieht. Einzelne Fragen werden nach 90 Tagen gelöscht.

Der Chatverlauf selbst wird nur im Browser bzw. auf deinem Gerät gehalten.

5.4 Sprache, Vorlesen, Kamera und Fotos

  • Sprachaufnahmen: Hältst du den Mikrofon-Knopf gedrückt (Sprachnachricht, Interview, Schnellerfassung), wird die Aufnahme an OpenAI zur Umwandlung in Text gesendet (6.2). Bei Video-Notizen wird nur die Tonspur übertragen.
  • Vorlesen: Antworten werden mit der Sprachausgabe deines Browsers bzw. Geräts vorgelesen. Wizbase überträgt dafür nichts an Dritte. Je nach Browser und gewählter Stimme kann der Browser-Hersteller den Text auf eigenen Servern in Sprache umwandeln (z. B. Online-Stimmen in Google Chrome).
  • Kamera, Mikrofon, Fotos (iOS): Die iOS-App fragt nur dann nach Zugriff, wenn du ein Foto aufnimmst, ein Bild auswählst oder etwas einsprichst. Du kannst die Berechtigungen jederzeit in den iOS-Einstellungen entziehen.

5.5 Speicherung auf deinem Gerät

Die App speichert im Browser bzw. in der iOS-App technisch notwendige Angaben: z. B. ob du schon einmal angemeldet warst, die gewählte Darstellung (hell/dunkel) und Aufnahmen bzw. Notizen, die noch nicht hochgeladen werden konnten (z. B. ohne Netz auf der Baustelle). Diese Daten verlassen dein Gerät erst, wenn du sie absendest. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

5.6 Fehleranalyse mit Sentry

Um Abstürze und Fehler in der App schnell zu finden, nutzen wir Sentry der Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA. Die Daten werden in der EU-Region (Frankfurt am Main) gespeichert. Die Fehlermeldungen aus dem Browser laufen über unsere eigene Adresse (app.wizbase.de/monitoring), sodass dein Browser keine direkte Verbindung zu Sentry aufbaut.

Im Fehlerfall übermittelt werden: Fehlermeldung und Stelle im Programm, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem, App-Version sowie eine interne Nutzer- und Betriebskennung (eine zufällige ID, kein Name, keine E-Mail). IP-Adressen, Cookies und Inhalte von Anfragen werden nicht übertragen. Tritt ein Fehler auf, kann zusätzlich ein kurzer Ablauf der Bedienung aufgezeichnet werden, in dem sämtliche Texte und Eingaben geschwärzt und alle Bilder und Medien ausgeblendet sind.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (stabiler und sicherer Betrieb). Mit Sentry besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Standardvertragsklauseln; Sentry ist zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Daten werden nach 30 Tagen gelöscht.

5.7 iOS-App und Apple App Store

Die iOS-App „Wizbase“ ist ein Rahmen, der die App von app.wizbase.de anzeigt; es gelten dieselben Regeln wie im Browser. Für Download und Aktualisierung über den App Store ist die Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland, eigener Verantwortlicher; dafür gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple. Wir erhalten von Apple nur zusammengefasste Statistiken und – wenn du das auf deinem Gerät erlaubt hast – anonyme Absturzberichte. Die App enthält kein Tracking, keine Werbung und keine In-App-Käufe.

5.8 Testphase, Abonnement und Zahlung (Stripe)

Für die 30-tägige Testphase richten wir nach deiner Anfrage einen Zugang ein; Zahlungsdaten sind dafür nicht nötig. Für ein Abonnement verarbeiten wir die Vertragsdaten des Betriebs: Firmenname, Ansprechpartner, Rechnungsanschrift, E-Mail, Umsatzsteuer-ID, Tarif, Laufzeit und Zahlungsstatus.

Die Zahlung wickelt Stripe ab: Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Du gibst deine Zahlungsdaten direkt auf einer Bezahlseite von Stripe ein; wir erhalten keine vollständigen Karten- oder Kontodaten, sondern nur Zahlungsstatus, Rechnungen, Kartenmarke und die letzten vier Ziffern. Zur Zuordnung übermitteln wir Stripe eine interne Kennung eures Betriebs. In der App können Inhaber Rechnungen ansehen und über das Kundenportal von Stripe die Zahlungsmethode ändern oder kündigen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Betrugsprävention und gesetzliche Pflichten handelt Stripe auch als eigener Verantwortlicher. Stripe, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; Übermittlungen in die USA stützen sich darauf und auf Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Stripe.

5.9 Kundenbetreuung

Während der Testphase und danach melden wir uns gegebenenfalls telefonisch oder per E-Mail beim Ansprechpartner des Betriebs, um bei der Einrichtung zu helfen und zu fragen, ob Wizbase weiter genutzt werden soll. Dafür sehen wir in unserem internen Backoffice: Stammdaten des Betriebs, Tarif und Testende, die Nutzer des Betriebs (Name, E-Mail, Rolle, Anzahl angemeldeter Geräte), offene Einladungen, die Anzahl von Artikeln und offenen Notizen, den KI-Verbrauch und den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Die Inhalte selbst (Artikel, Fragen, Dateien) sehen wir dort nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; soweit Nutzerdaten der Mitarbeitenden betroffen sind, im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

Problem melden: Über „Problem melden“ in der App kannst du uns einen Fehler oder Wunsch schicken. Wir speichern dann deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deinen Betrieb, Thema und Beschreibung, die Seite in der App, Browser/Gerät und bis zu 5 angehängte Bilder und erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail. Name und E-Mail bleiben auch erhalten, wenn dein Konto später gelöscht wird, damit wir dir antworten können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Wir löschen Meldungen 12 Monate nach Erledigung. Bitte hänge keine Bilder mit unnötigen personenbezogenen Daten an.

5.10 Löschung von Konten und Betrieben

  • Einzelne Nutzer kann der Inhaber oder ein Admin des Betriebs in der App archivieren bzw. entfernen; Sitzungen werden dabei beendet.
  • Den ganzen Betrieb löschen wir auf Anfrage des Inhabers per E-Mail an info@wizbase.de. Wir prüfen, ob die Anfrage vom Inhaber kommt, bestätigen sie und löschen dann alle Inhalte, Dateien, Nutzerkonten und Auswertungen des Betriebs. Eine Selbstlöschung in der App gibt es derzeit nicht.
  • Sicherungen: Gelöschte Daten können noch bis zu 14 Tage in den täglichen Sicherungen enthalten sein und verschwinden dann durch Überschreiben.
  • Vertrags- und Rechnungsdaten bewahren wir nach Handels- und Steuerrecht auf (Buchungsbelege und Rechnungen 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre; § 147 AO, § 257 HGB) und sperren sie bis dahin für andere Zwecke.

6. KI-Dienste

Wizbase arbeitet mit KI. Damit du weißt, was wohin geht:

6.1 Anthropic (Claude)

Anbieter: Anthropic PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA.

Claude nutzen wir in der App für: Antworten im Chat (mit den passenden Ausschnitten aus dem Wissen des Betriebs), das KI-Interview, das Umwandeln von Notizen und Abschriften von Sprachaufnahmen und Videos in Artikel (von Videos geht nur die Abschrift an Claude, nicht das Video selbst), Fotos, die im Interview oder beim Import mitgeschickt werden, den Import von PDFs und Scans (einschließlich der Seitenbilder), Kategorien, Verknüpfungen, Hinweise auf Widersprüche und Dubletten sowie die Gruppierung offener Fragen. Auf der Website nutzen wir Claude für den Chat „Frag Wizbase“ (4.12) und den Arbeitsanweisungs-Generator, intern für eigene Texte.

Übertragen werden jeweils nur die für die Aufgabe nötigen Texte, Bilder oder Dokumente. Nach den Vertragsbedingungen von Anthropic werden Daten aus der Programmierschnittstelle nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht wegen eines Verstoßes gegen Nutzungsrichtlinien länger aufbewahrt werden müssen.

Rechtsgrundlage: in der App Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. die Weisung des Betriebs (Art. 28 DSGVO); auf der Website Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Generator). Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter. Übermittlungen in die USA stützen sich auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil des Data Processing Addendum von Anthropic sind.

6.2 OpenAI (Sprache zu Text)

Anbieter: OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. OpenAI nutzen wir in der App ausschließlich, um Sprachaufnahmen und die Tonspur von Videos in Text umzuwandeln. Mitgeschickt werden die Aufnahme und eine Liste von Fachbegriffen des Betriebs (aus den Artikeltiteln), damit Fachwörter richtig erkannt werden. Eine Sprachausgabe über OpenAI findet nicht mehr statt.

Intern erzeugen wir mit OpenAI außerdem Bilder und Abschriften für unsere eigenen Inhalte (z. B. Vorschaubilder und Untertitel eigener Videos); dabei werden keine Kundendaten verarbeitet.

Nach Angaben von OpenAI werden über die Programmierschnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training verwendet und höchstens 30 Tage zur Missbrauchserkennung aufbewahrt. Rechtsgrundlage wie bei 6.1. OpenAI verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter (Data Processing Addendum). Soweit Daten in die USA übermittelt werden, geschieht das auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

6.3 Suche ohne Dritte

Damit der Chat passende Artikel findet, berechnet Wizbase sogenannte Bedeutungsvektoren. Das passiert mit Modellen, die auf unserem eigenen Server laufen – dafür werden keine Daten an Dritte übertragen.

6.4 Keine automatisierten Entscheidungen

Die KI erzeugt Vorschläge und Antworten auf Grundlage des Wissens, das euer Betrieb hinterlegt hat. Antworten können fehlerhaft sein. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet, findet nicht statt.

7. Empfänger im Überblick

  • Hetzner Online GmbH: Hosting, Datenbanken, Dateien, Sicherungen. Rolle: Auftragsverarbeiter. Ort/Grundlage: Deutschland
  • Google Ireland Ltd. (Workspace): E-Mail-Postfach und -Versand, Kalender. Rolle: Auftragsverarbeiter. Ort/Grundlage: EU/USA – DPF, SCC
  • Anthropic: KI für App und Generator. Rolle: Auftragsverarbeiter. Ort/Grundlage: USA – SCC
  • OpenAI Ireland Ltd.: Sprache zu Text. Rolle: Auftragsverarbeiter. Ort/Grundlage: EU/USA – SCC
  • Functional Software, Inc. (Sentry): Fehleranalyse der App. Rolle: Auftragsverarbeiter. Ort/Grundlage: Speicherung EU (Frankfurt); USA – DPF/SCC
  • Stripe Payments Europe, Ltd.: Zahlungsabwicklung, Rechnungen. Rolle: Auftragsverarbeiter / teils eigener Verantwortlicher. Ort/Grundlage: EU/USA – DPF, SCC
  • Google Ireland Ltd. (Analytics): Statistik, nur mit Einwilligung. Rolle: Auftragsverarbeiter. Ort/Grundlage: EU/USA – DPF, SCC
  • Meta Platforms Ireland Ltd.: Pixel (nur mit Einwilligung), Lead Ads. Rolle: gemeinsam Verantwortlicher (Pixel). Ort/Grundlage: EU/USA – DPF, SCC
  • Google Ireland Ltd. (YouTube): Video in Blogartikeln, erst nach Klick. Rolle: eigener Verantwortlicher. Ort/Grundlage: EU/USA – DPF
  • Apple Distribution International Ltd.: Vertrieb der iOS-App. Rolle: eigener Verantwortlicher. Ort/Grundlage: Irland/USA

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Finanzbehörden).

8. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Verarbeiten wir deine Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Schreib uns dazu einfach an info@wizbase.de. Betreffen deine Fragen Inhalte in der App deines Betriebs, wende dich an deinen Betrieb (siehe Abschnitt 2); wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Beschwerderecht: Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, ldi.nrw.de.

9. Pflicht zur Bereitstellung

Die Nutzung der Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Für eine Anfrage, einen Testzugang oder ein Abonnement brauchen wir die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben; ohne sie können wir die Anfrage nicht bearbeiten bzw. den Vertrag nicht schließen.

10. Änderungen

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