Betriebshandbuch erstellen: Was reingehört, mit Vorlage für kleine Betriebe
Die wichtigsten Fragen im Überblick
Was ist ein Betriebshandbuch?
Das Nachschlagewerk für deinen Betrieb: Regeln, Abläufe, Zuständigkeiten und alles, was jeder Mitarbeiter wissen muss.
Was gehört in ein Betriebshandbuch?
Sechs Bereiche: Betrieb und Ansprechpartner, Regeln im Alltag, Arbeitsabläufe, Sicherheit, Kunden und Qualität sowie Kleinkram wie Schlüssel und Lieferanten.
Ist ein Betriebshandbuch Pflicht?
Nein, ein allgemeines Betriebshandbuch ist keine Pflicht. Pflicht sind aber zum Beispiel Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe und Maschinen. Die kannst du im Handbuch bündeln.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Betriebshandbuch?
Ein Betriebshandbuch ist das Nachschlagewerk für deinen Betrieb, du kannst es dir so vorstellen wie ein Kochbuch für den Koch. Da steht drin, wie bei euch gearbeitet wird, welche Regeln gelten und wer für was zuständig ist. Das wichtige ist in der Zeit von KI, euer Betriebswissen und nicht das durchschnittliche Wissen aus dem Internet.
Je nach Betrieb heißt es auch Mitarbeiterhandbuch (Fokus auf Regeln für die Leute) oder Qualitätshandbuch (Fokus auf Qualität und Abläufe, oft für Zertifizierungen). Im kleinen Betrieb ist das meistens ein und dasselbe und wenn man ehrlich ist, das hier ist nichts für große Konzerne, die haben das wahrscheinlich in 50 weitere Unterstufungen aufgeteilt, wir fokussieren uns hier mit dem Beitrag auf KMU (Kleine und mittlere Unternehmen).
Was in ein Betriebshandbuch gehört
| Bereich | Was drinsteht |
|---|---|
| 1. Betrieb und Ansprechpartner | Wer ist wofür zuständig, Telefonnummern, wer vertritt wen |
| 2. Regeln im Alltag | Arbeitszeiten, Pausen, Urlaub beantragen, Krankmeldung, Firmenwagen, Handy |
| 3. Arbeitsabläufe | Die wichtigsten Abläufe als kurze Arbeitsanweisungen, eine Seite pro Ablauf |
| 4. Sicherheit | Schutzausrüstung, Betriebsanweisungen, Erste Hilfe, wer was bedienen darf |
| 5. Kunden und Qualität | Wie ihr mit Kunden umgeht, was bei Reklamationen passiert, eure Qualitätsstandards |
| 6. Kleinkram | Wo was liegt, Lieferanten, Schlüssel, Zugänge, Entsorgung |
Für Abschnitt 3 nimmst du am besten die Vorlage für Arbeitsanweisungen.
Warum die meisten Betriebshandbücher keiner liest
- Zu dick. 80 Seiten schlägt niemand auf, um zu erfahren, wo der Schlüssel liegt.
- Am falschen Ort. Das Handbuch steht im Büro, die Frage kommt in der Halle oder auf der Baustelle.
- Veraltet. Einmal geschrieben, nie aktualisiert. Nach einem Jahr stimmt die Hälfte nicht mehr.
- Schwer zu durchsuchen. Wer eine Antwort sucht, muss wissen, in welchem Kapitel sie steht.
- Vom Chef für den Chef geschrieben. Fachsprache und lange Sätze statt der Antwort auf die Frage, die der Mitarbeiter wirklich hat.
Die Lösung: kurz halten, da verfügbar machen, wo gearbeitet wird, und so aufbauen, dass Fragen schnell gefunden werden, ganz ehrlich: ist aber extrem Schwer wenn man den alten Weg nutzt und Ordner/Zettel verwendet.
Vorlage: Betriebshandbuch zum Ausfüllen
Die Vorlage gibt dir die sechs Bereiche als Gerüst vor. Arbeite dich langsam durch die Bereiche und füll dein Wissen Stück für Stück. Fang mit Bereich 2 an, den Regeln im Alltag, denn danach wird am häufigsten gefragt.
Schneller: Das Handbuch, das man fragen kann
Mit Wizbase wird aus dem Ordner ein Handbuch, das man fragen kann. Statt zu blättern, tippt oder spricht der Mitarbeiter seine Frage: „Wie beantrage ich Urlaub?“ Die App findet die Stelle und antwortet in einem Satz, mit Link zur Quelle.
Neue Regeln oder Abläufe sprichst du einfach ein, statt eine Seite zu tippen. So bleibt das Handbuch aktuell, ohne dass sich jemand hinsetzen muss.
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